Você GASTA quanto TEMPO para fazer um Relatório ou Análise de Risco?

Recentemente descobri vários pontos de desperdício de tempo neste processo de elaboração de relatórios, laudos, análise de risco, diagnósticos.

 

Fazer mais coisa e menos tempo é a tendência no mundo de hoje, e para a para a adequação à NR12 não é diferente.

Este recurso é o mais importante de todos eles, porque não tem como você aumentar, comprar, substituir, trocar o TEMPO. O tempo que passou, ou foi mal utilizado não volta mais.

Podemos até dizer que vamos investir tempo, para obter um retorno no futuro (ou de economia de tempo ou até financeiro mesmo)

Para otimizar o seu tempo nesta tarefa quero propor algumas reflexões:

  • Você se compromete com as suas metas?
  • Você tem um planejamento diário a cada início de semana?
  • Você faz mais de uma coisa ao mesmo tempo?
  • Você não consegue viver sem Celular?

Se você consegue pensar um pouco com estas perguntas e ainda percebeu que é possível melhorar, acredito que este artigo vai dar o início desta mudança.

Após fazer mais de 3 mil adequações de máquinas para atender a NR12, percebi descobri vários pontos de desperdício de tempo neste processo, em especial na elaboração de relatórios, laudos, análise de risco, diagnósticos, que são os pontos iniciais para se adequar à NR12.

Se você ainda tem dúvidas com relação aos documentos para se fazer a NR12 proponho que veja este VIDEO:

[VIDEO] Documentos mínimos para atendimento à NR12

https://www.nr12semsegredos.com.br/documentos-minimos-atendimento-nr12/

Tarefas necessárias e tarefas resultantes.

Não quer dizer que as tarefas resultantes não sejam necessárias, mas geralmente pode ser executada ou automaticamente ou por um profissional com menos experiência exigida pelas tarefas necessárias.

Um exemplo para ser usado, em uma análise de risco de uma máquina, imaginando o profissional fazendo uma inspeção no local e finalizando com o relatório completo.

E em uma análise interna dos tempos de cada uma das tarefas chegamos na conclusão que parte do tempo usado por profissionais com experiência poderiam ser passados para outros profissionais, ou até mesmo automatizados.Chegamos deste gráfico de que as tarefas Necessárias utilizam 31% do tempo enquanto as tarefas Resultantes gastavam mais do que o dobro do tempo.

 

Com uma análise como esta, você não acha que é indispensável uma modificação em nosso processo?

Automatizamos:

Elaboração do relatório

Para você aproveitar de nossa pesquisa, vamos listar aqui os aplicativos que testamos e alguns deles são gratuitos e vão facilitar a organização do seu trabalho

PRONTOFORMS

https://www.prontoforms.com/

É uma ferramenta WEB e tem APP para Android e Iphone, e tem o objetivo de preencher formulários. O formulário preenchido pelo Celular ou Tablet pode ser preenchido mesmo sem o celular ou telefone esteja na internet no momento, e os dados podem ser sincronizados assim que chegar em uma conexão de internet.

Um problema pode ser a língua, pois o aplicativo é todo em inglês. Os formulários podem ser escritos em português, mas a interface de gerenciamento vai precisar de alguém com conhecimento em inglês.

Existem muitos

Valor: O pagamento é a partir de 25 Dólares/ mês (perto de R$ 87,00/mês)

https://www.prontoforms.com/

Fulcrum App

http://www.fulcrumapp.com/

Um Aplicativo muito versátil, tem todas as características de formulário off-line, e nesta ferramenta

O grande diferencial desta ferramenta é a exportação em muitos formatos diferentes, sendo um deles um PDF que pode ser utilizado quase que sem modificações.

Este sistema também está em inglês, se você tem alguém que possa configurar e operar, isso não é um problema para você.

Valor: a partir de 18 Dolares/mês (perto de  R$ 63,00/mês)

Dropbox

Sim, existem outras ferramentas de armazenamento na nuvem, e não tenho a menor pretensão de ter aqui uma análise técnica sobre esta ou as outras. Mas quero propor uma forma organizada e segura de armazenar seus documentos.

www.dropbox.com

 Vantagens de utilizar uma ferramenta como estas por exemplo:

– Backup automático e simples

– Acesso em qualquer lugar (celular/tablete/pc/Windows/Linux/…..)

– Pode trabalhar de modo colaborativo

Valor: GRATUITO (veja no site as possibilidades e limitações)

Vejam algumas analises de sites técnicos das ferramentas de armazenamento na nuvem.

https://tugatech.com.pt/t24107-onedrive-google-drive-dropbox-qual-o-melhor

[Inglês] https://www.cloudwards.net/dropbox-vs-google-drive-vs-onedrive/

https://olhardigital.com.br/noticia/comparamos-os-cinco-principais-servicos-de-armazenamento-na-nuvem/66217

[ingles] https://www.tecmundo.com.br/computacao-em-nuvem/57904-comparacao-8-melhores-servicos-voce-guardar-arquivos-nuvem.htm

 

 

Dynamique (Brasileiro)

http://dynamique.pro/

Este sistema é completo e tem tudo o que os outros aplicativos tem e adiciona ainda outros módulos importantes para a adequação à NR12

Como por exemplo:

– Gerenciamento de usuários

– Armazenamento de documentos com controle de versões e garantia de integridade dos dados

– Gerencimento de fluxo de processos

– Formulários e subformulários

– Listas mestes

– Utilização de GPS para monitorar processos

Valor: R$ 800/mês + Instalação (esses valores são somente referência)

Nostalgia… (só pra lembrar…)

E com uma maneira nostálgica quero compartilhar como fazia os relatórios para atender a NR12 à alguns anos atrás.

Sabemos que para bom relatório as evidências fotográficas são necessárias a confirmar o item analisado, assim quanto mais evidências (fotos, esquemas, desenhos) ajudam a enriquecer o conteúdo e favorece em uma eventual necessidade seja com o MTE ou Judicial.

Imagina só… uma máquina ou equipamento com 74 fotos, sendo que algumas delas usada para evidenciar mais de um item e risco….

Multiplica isso por uma 300, que é a média de quantidade de máquinas em empresas de pequeno porte.

Tudo isso na máquina fotográfica, em uma só pasta do cartão de memória. Que Bagunça e dificuldade de encontrar as fotos.

Até meados de 2013 usei uma marcação por número, semelhante às “folinhas de calendário” onde posicionava o número, tirava foto do número, e em seguida as evidências que gostaria.

E tinha, para cada profissional que levantava as informações em campo, tínhamos 2 profissionais que faziam a organização das informações. E mesmo com toda a atenção ainda escapavam algumas informações que geravam retrabalho e despesas desnecessárias.

Quero saber mais como você usa o seu tempo.

Que método você usa para organizar melhor o seu trabalho??? o que facilitaria o seu trabalho com NR12???

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